TARIMSAL AMAÇLI KOOPERATİFLERDE MUHASEBE

Bu dersimizde tarımsal amaçlı kooperatiflerin ve üst kuruluşlarının muhasebe, harcama usulleri ile tutacakları defterler hakkında bilgi verilecektir.

MUHASEBE NEDİR?

Muhasebe sözlük anlamı olarak "kişi ya da kurumlarla ilgili para ile ifade edilebilecek bilgilerin sistematik şekilde kaydedilmesi sunulması, incelenmesi ve anlamlarının açıklanması (tefsiri) işlerini kapsayan bir faaliyetler grubudur." şeklinde ifade edilmektedir.

MUHASEBE SİSTEMİNİN ARAÇLARI NELERDİR?

Muhasebe sisteminin araçları şunlardır;
- Hesaplar
- Kayıt defteri
- Fişler
- Tablolar (Bilanço, Mizan, K/Z cetveli vb.)
- Hesap planı
- Muhasebe talimatı

TARIMSAL AMAÇLI KOOPERATİFLER HANGİ DEFTERLERİ TUTARLAR?

Kooperatifler ve üst kuruluşlarının muhasebe yönünden tutacağı defterleri üç ana grupta toplayabiliriz.
1- Kanuni defterler
2- Diğer kanuni defterler
3- Yardımcı defterler

I. KANUNİ DEFTERLER HANGİLERİDİR?

1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu ve diğer ilgili kanunlar gereğince tutulması zorunlu olan defterlerdir.
A- YEVMİYE DEFTERİ: Kayda geçirilmesi gereken işlemleri belgelerden (Vesikalardan) çıkararak tarih ve madde tertipli olarak yazmaya mahsus defterdir.

B- DEFTER-İ KEBİR (Büyük Defter): Yevmiye defterine kaydedilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir suretle hesaplara dağıtan tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

C- ENVANTER-BİLANÇO DEFTERİ: Envanter çıkarmak; saymak, ölçmek, tartmak ve değerlendirmek suretiyle bilanço yönündeki mevcutları, alacak ve borçları kesin bir şekilde ve ayrıntılı olarak tespit etmektedir.
Envanter defteri, işe başlama tarihinde de ve müteakiben her iş yılı sonunda çıkarılan envanter ve bilançoların kaydına mahsus defterdir.

D- GÜNLÜK KASA DEFTERİ: Kooperatif işletmesinin kasa ile ilgili işlemlerinin günü gününe yazıldığı defterdir.

E- KARAR DEFTERİ: Kârar defteri kooperatifin yetkili organlarınca (Genel kurul ve yönetim kurulu) alınan kararların kaydına mahsus defterdir.

F- ORTAKLIK DEFTERİ: Bu defterlere; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş-çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurulunun kararı, tarih ve numaraları yazılır.

II. DİĞER KANUNİ DEFTERLER:

Vergi Usul Kanunu, İşletmelerin Özelliğine göre bazı ilave defterlerin tutulmasını gerekli kılmıştır. Şayet kooperatif sinaî bir işletme kurmuşsa "Ambar Defteri" tutulması gereklidir.

III. YARDIMCI DEFTERLER:

Kooperatifler ve üst kuruluşları kanunî defterlerin dışında aşağıda belirtilen yardımcı defterleri de tutmakla yükümlüdürler.
- İmalat defteri
- Stok giriş ve çıkış defteri
- Sabit kıymetler ve demirbaş defteri
- Kıymetli evrak defteri
- Teftiş defteri
- Gelen-gider evrak kayıt defteri

Bu defterler hesap dönemi itibariyle düzenli olarak tutulur.
Maliye ve Gümrük Bakanlığı'nın 26.12.1992 tarih ve 21447 Sayılı Resmi Gazetenin mükerrer sayısında yayınlanan Sıra No. lu Tebliğine göre bilanço usulünde defter tutan şirketler yanında kooperatifler de 1.1.1994 tarihinden itibaren tek düzen Muhasebe Sistemine geçmek zorundadırlar.

HESAP DÖNEMİ NE DEMEKTİR?

Hesap dönemi, normal olarak bir takvim yılıdır. (1 Ocak - 31 Aralık) Ancak, faaliyet ve işlemlerinin mahiyeti icabi takvim yılı döneminin uygulanması mümkün olmayan kooperatif kuruluşları Maliye Bakanlığından izin almak suretiyle özel hesap dönemi uygulayabilirler.
Kayıtlar her hesap dönemi sonunda kapatılır ve ertesi dönem başında yeniden açılır.

HANGİ DEFTERLERİN TASDİKİ GEREKLİDİR?

Yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve bilanço defteri, kasa defteri, ortaklık defteri ve karar defterlerinin, kullanılmaya başlanılmadan önce notere tasdik ettirilmesi gerekir.
Kooperatif ve üst kuruluşlar tutmaya mecbur oldukları diğer defterlerle tutmak istedikleri defterlerin her birinin nev'i ve mahiyetleriyle sayfa sayılarını gösteren iki nüsha beyannameyi bu defterleri kullanmaya başlamadan önce sicil memuruna vermeye mecburdur.
Yevmiye ve envanter defteri ile V.U.K.'na göre tutulması mecburi olan diğer defterleri ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, özel hesap dönemi uygulayanlar yeni dönemin başlangıcı olan ay içinde tasdiki yeniletmeye mecburdur.

DEFTERLERDE KAYIT NİZAMI NASILDIR?

Kooperatif ve üst kuruluşlarının tutacakları defter ve kayıtların;
- Türkçe olarak tutulması,
- Mürekkeple veya makina ile yazılması gerekir.

Genel olarak defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemle yapılabilir. Bunlar mizan çıkarılarak sağlandıktan sonra mürekkeplenir.
Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer defterlerde rakam ve yazılar yanlış kaydedildiği taktirde düzeltmeler, ancak yanlış yazılan rakam ve yazılar okunacak şekilde çizilmek, üste veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.
Bütün defterlerde, kayda geçirilmiş bir ifadeyi (Yazı veya rakamı) çizmek, yazmak veya silmek suretiyle okunmaz hale getirmek yasaktır.
Defterlerde, kayıtlar arasında usulen yazılmaya ayrılmış olan satırlar çizilmeksizin boş bırakılmaz ve atlanmaz ciltli defterlerde sayfalar ciltten koparılmaz. Tasdikli müteharrik (Hareketli çıkarılıp takılabilen) yapraklarda, bu yaprakların sırası bozulmaz ve yırtılmaz.
Kayıtların sebepsiz olarak 20 gün fazla geciktirilmesi uygun değildir.

DEFTERLERDE KAYIT İŞLEMİ HANGİ BELGELERE DAYANDIRILIR?

Kooperatif ve üst kuruluşlarının işlemlerinin muhasebeleştirilmesinde şu belgeler kullanılır:
A) FİŞLER
- Tahsil Fişi
- Tediye Fişi
- Mahsup Fişi
B) MAKBUZ
C) ÇEK
D) FATURALAR
E) PERAKENDE SATIŞ VESİKALARI F) GİDER PUSULASI
G) MÜSTAHSİL MAKBUZU
H) İRSALİYE
I) ÜCRET BORDROSU
İ) HARCIRAH BEYANNAMESI
DEFTERLER VE İSPAT EDİCİ EVRAK NE ZAMANA KADAR SAKLANIR?

Türk Ticaret Kanununa göre defterlerin son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kayıtlar tarihlerinde itibaren on yıl geçinceye kadar saklanması mecburidir.
Kooperatiflerin işletmeleriyle ilgili işler dolayısıylâ aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kağıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdığı mektup yazı ve telgraf kopyalarını ve sözleşmeleri, taahhüt ve kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilanları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde saklamaları mecburidir.